Bí quyết để chọn không gian tổ chức sự kiện độc đáo, mới lạ

Bên cạnh thành công của một sự kiện đáng nhớ không chỉ nằm ở việc có một ý tưởng độc đáo mà còn có một sự đóng góp không hề nhỏ ở không gian tổ chức sự kiện. Một không gian tổ chức sự kiện mới lạ, độc đáo khác biệt so với đối thủ tạo nên ấn tượng tốt cho người tham dự cũng như những khách hàng quan trọng của công ty góp phần vào thành công lâu dài của công ty.

Việc lựa chọn một không gian phù hợp không phải ai cũng biết, dưới đây là một vài bí quyết mà bạn có thể lưu ý khi lựa chọn không gian cho sự kiện của mình:

1. Ý tưởng tổ chức sự kiện của bạn

Không gian sự kiện của bạn sẽ chẳng có gì độc đáo nếu thiếu đi các ý tưởng, ý tưởng tổ chức sự kiện cho bạn biết bạn cần làm gì và kế hoạch thực hiện như thế nào, lựa chọn không gian như thế nào để thể hiện được, ý tưởng đó.
 

Không gian tổ chức sự kiện trang trọng

2. Không gian phù hợp với tính chất của sự kiện

Nếu công ty của bạn muốn tổ chức một sự kiện như tiệc cuối năm, các lễ vinh danh doanh nhân, nhân viên có thành tích xuất sắc,...các sự kiện này thường mang tính trang trọng, lịch sự vì thế lựa chọn một không gian đem lại sự hài hòa trang nhã cho buổi tiệc sẽ rất thích hợp, màu sắc chủ đạo có thể là màu trắng, đen, vàng ,... lựa chọn tùy theo ý tưởng của sự kiện muốn thực hiện ra sao, không nên phối quá nhiều màu sắc có thể khiến không gian tiệc của bạn bị rối mắt ,không hài hòa và không nổi bật được hết ý nghĩa của bữa tiệc. Nếu các bạn muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời thì ngoài việc lựa chọn một không gian phù hợp ra thì vấn đề thời tiết cũng là một điểm cần chú ý.

3. Không gian phù hợp với số lượng khách mời

Số lượng khách mời sẽ quyết định xem không gian của bạn lớn hay nhỏ, nếu không gian nhỏ nhưng số lượng khách mời lớn sẽ gặp các vấn đề như không đủ bàn ăn, không đủ ghế ngồi, đi lại trong phòng tiệc bất tiện, các khách mời của bạn sẽ cảm thấy khó chịu và không thoải mái, nếu đó là khách hàng quan trọng của công ty thì việc này có thể làm mất điểm cho công ty của bạn như là sự thiếu chuyên nghiệp của công ty của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn vì muốn tránh tình trạng này mà lựa chọn không gian quá lớn cũng không phải là tốt vì nó sẽ làm tổn thất chi phí không đáng có và gây lãng phí. Vì vậy, khi lựa chọn không gian bạn nên nắm sẽ số lượng khách mời của bạn là bao nhiêu để có lựa chọn phù hợp.
 

Không gian tổ chức sự kiện cần phải phù hợp với đối tượng tham dự

4. Không gian phù hợp với đối tượng tham dự

Không gian sự kiện doanh nhân những người thành đạt (sang trọng, lịch sự) không thể giống với các sự kiện dành cho thiếu nhi (vui tươi, rực rỡ), nếu bạn muốn ghi điểm cho công ty thì việc quan tâm đến khách mời của bạn khiến họ cảm thấy thích thú với không gian xứng tầm với họ sẽ là một điểm bạn cần cân nhắc.

5. Lựa chọn không gian theo mùa-không phải ai cũng biết

Sự kiện của bạn tổ chức vào mùa hè sẽ khác với sự kiện được tổ chức vào mùa đông, mùa mưa sẽ khác với mùa khô. Nếu sự kiện của bạn được tổ chức vào mùa xuân, mùa hè, thời tiết đẹp và ít mưa thì không gian mở có thể là một lựa chọn cho bạn, bạn có thể trang trí không gian với nhiều hoa và cây cỏ mang đến cảm giác tươi mới, sức sống cho bữa tiệc. Nếu sự kiện của bạn được tổ chức vào mùa thu và mùa đông, thời tiết xấu và hay mưa thì bạn nên chọn không gian ấm cúng, có mái che để tránh bị thời tiết tác động, bạn có thể lựa chọn các nhà hàng, trung tâm tổ chức hội nghị để thực hiện sự kiện, bạn có thể thử các gam màu ấm tạo cảm giác thoải mái cho khách mời.

6. Yếu tố khác không nên bỏ qua khi lựa chọn không gian cho bữa tiệc

Ngoài các yếu tố bên trong không gian sự kiện thì các yếu tố bên ngoài cũng không kém phần quan trọng;  bạn sẽ chẳng muốn đến tham dự sự kiện mà ở đó nhà vệ sinh, chỗ giữ xe không đáp ứng mong muốn của bạn vì thế bạn cũng nên chú ý điểm này để không gian sự kiện của bạn thêm hoàn hảo, nên lựa chọn địa điểm tổ chức có bãi giữ xe rộng rãi, gần với nơi tổ chức sự kiện, đừng khiến khách mời của bạn ra về vì không có chỗ giữ xe hay phải đến nơi khác giữ xe nhé.

Đi liền với không gian độc đáo, mới lạ thì ngoài màu sắc, chủ đề của bữa tiệc thì hệ thống âm thanh, ánh sáng, hệ thống máy lạnh,...cũng phải được chú trọng, khách mời của bạn sẽ không mấy vui vẻ đâu khi xung quanh nhiệt độ phòng quá nóng hay dàn âm thanh vang lên các tiếng rè rè chói tai, do đó, bạn cần phải kiểm tra thật kỹ không gian sự kiện của bạn trước khi sự kiện được diễn ra nếu không nguy cơ sự kiện thất bại có thể diễn ra.

Địa điểm tổ chức sự kiện nên dễ tìm tránh làm mất thời gian tìm kiếm, lãng phí thời gian của khách mời. Bạn có thể lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở trên mặt tiền đường  cũng có thể  là các trung tâm tổ chức hội nghị ở gần công ty.

Chỉ cần một vài bí quyết nhỏ trên đây, hi vọng bạn sẽ có những quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn một không gian tổ chức sự kiện độc đáo, mới lạ, góp phần tạo nên một sự kiện thành công.