PHẦN MỀM CHECK-IN SỰ KIỆN XSPIN

Dùng thử miễn phí

Bạn đang tìm cách nâng cao trải nghiệm khách hàng và quản lý sự kiện chuyên nghiệp hơn? Việc tổ chức sự kiện như ra mắt sản phẩm mới, hội nghị khách hàng hay hội thảo cần một hệ thống quản lý khách mời hiệu quả và thuận tiện. đảm bảo được số lượng khách mời và đảm bảo được an ninh trong sự kiện.

Một sự kiện thành công, để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời sẽ được nhà tổ chức quan tâm tới từng khâu một cách cẩn thận, trong đó khâu Check-in khách mời là một trong những khâu vô cùng quan trọng và được quan tâm hàng đầu.

Vậy làm thế nào để có thể kiểm soát, quản lý khách mời một cách hiệu quả nhất? Trong thời đại công nghệ 4.0 thì việc sử dụng công nghệ vào trong đời sống trở nên phổ biến, cũng như chuyển đổi từ quản lý thủ công sang công nghê cũng trở nên mạnh mẽ, tiết kiệm được thời gian và nguồn nhân lực. Một trong số đó, Phần mềm checkin được tạo ra trở thành công cụ đắc lực giúp bạn tối ưu hoá quy trình check-in, nâng cao hình ảnh thương hiệu và tạo sự chuyên nghiệp cho sự kiện. Và thông qua việc quản lý để thống kê khách tham dự và đảm bảo được số lượng khách mời hay an ninh trong việc checkin tại chỗ, đúng người đúng sự kiện tránh được những rủi ro đáng có trong tại sự kiện…

1. Phần mềm check-in sự kiện là gì?

Phần mềm check-in sự kiện là công cụ được thiết kế để hỗ trợ quản lý khách hàng tham dự sự kiện. Thay vì sử dụng phương pháp check-in truyền thống như danh sách giấy hay quét mã thủ công, phần mềm này giúp bạn theo dõi lượng khách mời nhanh chóng và chính xác. Các tính năng điển hình của phần mềm check-in sự kiện bao gồm quét mã QR, quản lý danh sách khách mời theo thời gian thực, thống kê và xuất báo cáo sau sự kiện.

2. Lợi ích nổi bật của phần mềm check-in sự kiện

• Dễ cài đặt, cấu hình và sử dụng: Phần mềm giúp bạn có thề tạo giao hiện hình nền, màu chữ để checkin dễ dàng trên máy tính hay cả trên điện thoại. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh được các trường thông tin của khách hàng theo bạn mong muốn.

• Tối ưu quy trình check-in: Phần mềm giúp rút ngắn thời gian chờ đợi của khách mời, mang lại trải nghiệm mượt mà ngay từ đầu sự kiện. Doanh nghiệp chỉ cần quét mã QR được gửi qua email hoặc tin nhắn của khách hàng để hoàn tất quá trình check-in trong vài giây.

• Theo dõi chính xác số lượng khách tham dự: Với hệ thống cập nhật theo thời gian thực, bạn có thể biết chính xác lượng khách đã check-in, và những người chưa đến, từ đó dễ dàng quản lý sự kiện mà không bỏ sót bất kỳ ai.

• Quản lý danh sách khách mời linh hoạt: Phần mềm check-in sự kiện có thể lưu trữ danh sách khách mời theo từng sự kiện mà doanh nghiệp đang lên kế hoặc tổ chức. Bạn cũng có thể điều chỉnh thông tin khách mời dễ dàng nếu có thay đổi bất ngờ.

• Tích hợp đa nền tảng: Phần mềm có thể được cài đặt trên các thiết bị di động như smartphone, tablet, hoặc trên máy tính, mang lại sự linh hoạt cho các nhân viên hỗ trợ sự kiện.

• Thống kê và báo cáo sự kiện sau khi kết thúc: Sau khi sự kiện kết thúc, phần mềm có khả năng xuất báo cáo chi tiết về số lượng khách tham dự, thời gian đến, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Khách mời sẽ cảm thấy ấn tượng hơn với quy trình check-in nhanh chóng, không phải chờ đợi lâu. Điều này giúp sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm check-in:

+ Tiết kiệm thời gian: Không còn lo lắng về việc khách hàng phải chờ đợi quá lâu để checkin. Phần mềm giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

+ Tăng cường tính chuyên nghiệp: Sử dụng hệ thống check-in hiện đại giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác về sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

+ Bảo mật thông tin: Hệ thống được thiết kế với các tiêu chuẩn bảo mật cao, đảm bảo an toàn cho thông tin khách hàng trong suốt quá trình sử dụng.

3. Quy trình Check-in Sự kiện Bằng Phần Mềm

TRƯỚC SỰ KIỆN

+ Chuẩn bị danh sách khách mời: Thu thập thông tin cần thiết như tên, chức vụ, phòng ban, và đặc biệt là địa chỉ email.

+ Tạo và gửi vé điện tử: Tạo vé điện tử hoặc thiệp mời chứa mã QR, đảm bảo đúng thông tin. Sau đó gửi vé hoặc thiệp qua email cho từng khách mời.

+ In và gửi thiệp (nếu cần): Thiết kế thiệp mời đẹp mắt, có mã QR, gửi thiệp mời đến tay người tham dự.

TRONG SỰ KIỆN

+ Bố trí khu vực check-in: Đặt bàn check-in với thiết bị quét mã QR và nhân viên hỗ trợ, sử dụng nhiều line check-in nếu sự kiện có quy mô lớn.

+ Quy trình check-in: Khách mời đưa mã QR từ email hoặc thiệp mời để quét. Sau khi quét, thông tin khách mời sẽ hiển thị để nhân viên xác nhận. Khách nhận thẻ đeo, vòng tay, hoặc sticker và được hướng dẫn vào sự kiện.

+ Hỗ trợ kỹ thuật: Bố trí bàn hỗ trợ cho các vấn đề kỹ thuật hoặc khách chưa nhận được vé.

SAU SỰ KIỆN

+ Tạo báo cáo: Phần mềm giúp tổng hợp danh sách khách đã tham dự, phân loại và đánh giá hiệu quả sự kiện.

+ Gửi lời cảm ơn: Ban tổ chức có thể gửi email tri ân và tiếp tục xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Để hoạt động check in sự kiện diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp ban tổ chức nên:

+ Training kỹ năng check in cho nhân viên.

+ Bố trí bàn hỗ trợ kỹ thuật ngoài khu vực check in để hỗ trợ nhanh chóng cho khách mời gặp trục trặc hoặc khách mời mới tránh làm ùn tắc khu vực check in.

+ Sử dụng quầy check in tự động cho khách mời tham gia rải rác. Khách mời có thể tự thực hiện việc check in và tham gia vào sự kiện mà không cần nhân viên hướng dẫn.

4. Ứng dụng của phần mềm check-in sự kiện

Phần mềm check-in sự kiện có thể áp dụng trong nhiều loại sự kiện khác nhau, từ các sự kiện quy mô nhỏ như buổi gặp gỡ khách hàng, hội thảo cho đến các sự kiện lớn như triển lãm, hội nghị quốc tế. Các doanh nghiệp có thể tận dụng phần mềm này để tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, sự kiện tri ân khách hàng, hội chợ thương mại, hoặc bất kỳ sự kiện nào cần quản lý lượng lớn khách tham dự.

Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện quan trọng và muốn tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm check-in sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.Với phần mềm check-in sự kiện, bạn không chỉ đơn giản hoá quy trình tổ chức mà còn tối ưu hoá cách thức quản lý khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay.

Chúng tôi cung cấp phần mềm checkin giúp cho các buổi tổ chức sự kiện tiết kiệm thời gian, chuyên nghiệp hơn . Nếu bạn thường xuyên tổ chức sự kiện và mong muốn có một phần mềm hỗ trợ cho công việc được thuận lợi và chuyên nghiệp hơn hãy gọi ngay cho chúng tôi , chúng tôi sẽ tư vấn và giúp cho bạn có một phần mềm quay số ngẫu nhiên với những tính năng ưu việt nhất , giá cả hợp lý nhất.