Những Kinh Nghiệm Cần Biết Khi Tổ Chức Sự Kiện

Để có thể tổ chức được một sự kiện thành công không hề dễ dàng, Bởi vì có chuẩn bị chu  đáo đến đâu nhưng trong quá trình diễn ra sự kiện cũng xảy ra các vấn về ngoài ý muốn đòi hỏi cần có sự nhanh nhạy của các thành viên tổ chức sự kiện giải quyết ổn thoả các vấn đề phát sinh. Những người tổ chức sự kiện không chỉ lên các chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết mà họ còn phải liên hệ với tất cả các khách mời trong sự kiện đó cung cấp thông tin cho họ từ đầu đến cuối chương trình. Vì nhiều khi chương trình cũng có nhiều thay đổi diễn ra. Do vậy, để tổ chức một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp đòi hỏi bên tổ chức sự kiện phải dày dặn kinh nghiệm. Bạn có muốn tìm hiểu những kinh nghiệm cần biết khi tổ chức sự kiện không.

Như các bạn đã biết tổ chức sự kiện là một việc góp phần quảng bá cho một thương hiệu hay sản phẩm của một công ty. Là cơ hội để tất cả các nhà phân phối, thành viên, khách hàng gặp gỡ, trao đổi, giao lưu với khách hàng, với đối tác, và các công ty truyền thông tăng cường hơn nữa mối quan hệ hai chiều.

Công việc của những người tổ chức sự kiện được chia thành từng phần, mỗi khâu đều giữa những vị trí quan trọng để tạo nên một event thành công. Một event có thành công hay không là do các khâu trong ban tổ chức sự kiện hoạt động có tốt hay không. Để tổ chức một buổi event thành công cần những lưu ý sau đây.

Những điều cần thiết khi tổ chức sự kiện

1. Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện.

Khi tổ chức sự kiện hầu hết các công ty hay doanh nghiệp đều muốn tổ chức ở một nơi sang trọng và thường họ nhắm vào những khách sạn đạt tiêu chuẩn 5 sao vì ở nơi đó đầy đủ tiện nghi, chế độ phục vụ tốt. Nhưng các công ty, doanh nghiệp không hề lưu ý tới số lượng khách hàng và các nhà phân phối sẽ tham gia buổi hôm đó, nhiều khi khách sạn đó không đủ để chứa số lượng khách mời. Do vậy, khi tổ chức một sự kiện cần phải thăm dò trước số lượng khách tới dự để sắp xếp hội trường đủ rộng chứa một lượng lớn số khách mời đến tham dự.

- Nhiều công ty, doanh nghiệp tiếc rẻ thuê những nơi tổ chức sự kiện không hiểu quả, họ sẽ phải sốc khi thấy chương trình của mình diễn ra không hề như mong đợi: Hệ thống kém không toả nhiệt cho một căn phòng đông người, ánh sáng tổ chức chương trình thì chập chờn, loa đài kém chất lượng không rõ âm, an ninh thì lỏng lẻo, khu vệ sinh thì bẩn không đảm bảo làm khách đến tham dự sự kiện cảm thấy khó chịu vô cùng. Nhiều nơi chương trình chạy luôn mà không chạy thử trước.

- Trong quá trình tổ chức chương trình các bộ phận trong sự kiện của chương trình không phối hợp ăn ý, xảy ra nhiều vấn đề mà không biết cách giải quyết như thế nào. Thiết kế sân khấu không chuyên nghiệp, âm thanh không  đủ tốt để các ca sĩ biểu diễn. Ánh sáng sân khấu thì chập chờn, do vậy trong quá trình tổ chức sự kiện thì các bộ phận trong chương trình cần có sự phối hợp chặt chẽ và ăn ý, âm thanh, ánh sáng phải thật sự hoàn hảo ngay từ đầu buổi diễn, người mẫu, diễn viên, ca sĩ phải chuẩn bị trang phục cho họ chu đáo và lên kế hoạch chương trình biểu diễn thích hợp cho họ.

Xác định khách mời sự kiện rất quan trọng

- MC dẫn chương trình đóng vai trò khá quan trọng, vì là người dẫn dắt từ đầu đến cuối chương trình, một sự kiện có hoàn hảo hay không phụ thuộc một phần rất lớn vào MC. Người dẫn chương trình MC nhiều khi cũng gây ra những phải nói là ở khóc dở cười, nhiều khi MC không có sự tập duyệt nhuần nhuyễn trước ở nhà nghĩ mình đã quen với việc này rồi, khi lên sân  khẩu đểu điều khiển chương trình thì lúng túng, quên phần này rồi lại quen phần kia, kết quả là không làm đúng với nội dung của sự kiện làm cho chương trình tổ chức bị rối các khâu với nhau. Do đó khi tổ chức một sự kiện thì người dẫn chương trình phải chuẩn bị thật chu đáo, phải xem trước các nội dung và nếu có thắc mắc gì phải bàn bạc và giải quyết ngay không để chương trình diễn ra rồi mới giải quyết vấn đề .

2. Một số góp ý khi tổ chức sự kiện.

Ở một tổ chức sự kiện người ta sẽ phải bàn tính đến những tình huống có thể xảy ra và các giải pháp xử lý các tình huống đó. Như vậy trong quá trình tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện sẽ dự đoán những tình huống xấu có thể xảy ra, và cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao … Có như vậy khi tổ chức một sự kiện thật thì sẽ không bị lúng túng và cuống khi có tình huống bất ngờ xảy ra. Vì bất cứ một sự kiện nào dù có chuẩn bị chu đáo đến đâu thì cũng có những vấn đề phát sinh.

Kết luận:

Trên đây là những kinh nghiệm và lưu ý cần thiết để giúp bạn có thể tổ chức một sự kiện thành công. Hy vọng nó sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức những buổi sự kiện cho công ty của bạn hãy liên lạc ngay với chúng tôi để được tư vấn, với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chúng tôi sẽ giúp cho bạn có một buổi tiệc độc đáo , ấn tượng , ý nghĩa và tiết kiệm chi phí . Bạn cần chần chừ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi.