Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công

Ngày nay khi đất nước ngày càng phát triển, cuộc sống tiện nghi hơn thì nhu cầu tổ chức các buổi sự kiện giải trí, giao lưu càng phổ biến. Việc tổ chức một sự kiện không hề khó tuy nhiên để thực hiện công việc đó đáp ứng được yêu cầu, làm hài lòng những khách hàng là một điều không hề dễ dàng. Quy trình tổ chức sự kiện đòi hỏi kế hoạch bao quát toàn diện và chuẩn bị các công việc ít nhất là vài tháng trước khi sự kiện diễn ra.

1. Xây dựng chủ đề khi tổ chức sự kiện.

Tùy theo nhu cầu của khác hàng mà mỗi sự kiện sẽ có chủ đề riêng từ căn cứ đó mà sắp xếp, lắp đặt thiết bị cho sự kiện, thu hút khán giả mục tiêu hoặc người tham gia, khách mời và những truyền thông tiếp cận. Căn cứ vào mục đích của sự kiện từ đó lập danh sách khách mời tham dự, cách bày trí phù hợp.

2. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.

Địa điểm tổ chức sự kiện rất quan trọng, nó được lựa chọn phụ thuộc nhiều vào quy mô của sự kiện và phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Thông thường địa điểm xác định dựa trên quy mô, tính chất của sự kiện. Cần phải lựa chọn vị trí và tiêu chuẩn chất lượng của địa điểm kĩ lưỡng, xem xét về mọi mặt đặc biệt nếu sự kiện có sự tham gia của các khách mời quan trọng. Trong trường hợp trang trọng, ta cần một địa điểm có uy tín bao gồm chất lượng tốt và các cơ sở vật chất luôn có sẵn. Buổi sự kiện sẽ hoàn hảo hơn nếu tìm kiếm thêm vài địa điểm kiểm tra vị trí, mức độ dịch vụ, môi trường xung quanh, và giá cả trước khi đi đến quyết định.

3. Lập kế hoạch.

Dựa theo mục đích sự kiện mà ta xây dựng bảng kế phân bổ tiến trình công việc, đảm bảo thực hiện công việc bám sát theo kế hoạch. Phải bố trí người phụ trách từng hạng mục, phân công việc cho từng người đảm bảo yêu cầu tiến độ.Đặc biệt người chủ trì đóng vai trò quan trọng trong quá trình sự kiện diễn ra nên cần lựa chọn thật kĩ lưỡng. Họ là những người sẽ gây sự húng thú và tập trung của khách mời đồng thời đội ngũ nhân sự cần phải làm quen trước, nắm được kế hoạch tổ chức sự kiện để hạn chế sự lúng túng và sai sót. Lưu ý, ban tổ chức phải chuẩn bị kế hoạch dự trù cho những tình huống không mong muốn xảy ra chẳng hạn như thời tiết xấu, thiếu thành phần chủ trì…

4. Truyền thông và quảng bá cho sự kiện.

Bước này được thực hiện với yêu cầu sự kiện mang tính chất ảnh hưởng đến xã hội. Truyền thông cho hội thảo là nhiệm vụ quan trọng nhất và thường khó khăn nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Bởi vì số lượng người tham gia chịu ảnh hưởng phần lớn vào sức ảnh hưởng của công việc truyền thông, quảng bá. Sự kiện có đạt được mục đích đề ra hay không phụ thuộc nhiều vào công tác truyền thông. Điều này có nghĩa là phải đưa ra chiến lược marketing đúng đắn để thu hút được lượng đăng ký đầy đủ.

Các phương tiện truyền thông như báo giấy, tạp chí quảng cáo, radio và quảng cáo trên TV là cách quảng bá sự kiện nhanh nhất. Đây là những vật phẩm gần gũi nhất với mỗi người vì vậy nó có sức lan rộng nhanh chóng. Thêm vào đó, bạn cũng nên sử dụng các biển quảng cáo lớn và poster đặt tại những nơi có mật độ giao thông cao để quảng bá sự kiện hay trong những khu trung tâm thương mại, siêu thị. Tuy nhiên hoạt động này đòi hỏi ban tổ chức sự kiện phải có một nguồn ngân sách lớn nên đối với sự kiện hạn hẹp ngân sách thì tiếp thị theo BTL (Below The Line) cũng có thể làm nên điều kì diệu. Tiếp thị qua điện thoại là một kênh tiếp thị rất hiệu quả để tạo nên sự nhận thức cho nhóm người tham gia. Ngoài ra, gửi mail hàng loạt đã trở thành một trong những phương pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất để tiếp cận được khách hàng mục tiêu.

5. Gửi thư mời.

Thư mời cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện, địa điểm, thời gian tổ chức ngoài ra tùy theo tính chất sự kiện mà trong thư mời còn kèm theo một vài lưu ý về trang phục, …

6. Chuẩn bị, đăng kí, hướng dẫn và phản hồi trong buổi sự kiện.

Một ngày trước ngày sự kiện diễn ra, hãy đến địa điểm tổ chức kiểm tra một lượt để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đã đúng vị trí theo yêu cầu hay không đồng thời duyệt các bộ phận máy móc để đảm bảo mọi thứ đều sử dụng tốt. Trong ngày diễn ra sự kiện, nhân viên nên có mặt tại địa điểm tổ chức sự kiện ít nhất 1 tiếng rưỡi trước khi khai mạc đặc biệt phải có một bộ phận nhân viên phụ trách hỗ trợ hướng dẫn khách mời đăng kí và vận chuyển đến đúng vị trí theo săsp xếp. Lưu ý, việc đăng kí phảiđược thực hiện tại cửa nhằm đảm bảo an ninh tránh trường hợp có người trà trộn vào.